Toiminnanohjausjärjestelmä pienille yrityksille

Mitä toiminnanohjausjärjestelmä tarkoittaa käytännössä ja mitä yrityksen pyörittämisen osa-alueita Nordlet kattaa yhdessä kirjanpidossa.

ERP tulee sanoista enterprise resource planning, eli toiminnanohjausjärjestelmä. Käytännössä se tarkoittaa yhtä ainoaa ohjelmaa, joka pyörittää yrityksen keskeisiä toimintoja yhteisen datan varassa: myyntiä, ostoja, varastoa, henkilöstöä, rahavirtoja ja veroja.

Ilman toiminnanohjausjärjestelmää pienyritykset käyttävät usein eri työkalua jokaiseen tehtävään. Laskut ovat yhdessä paikassa, varastosaldot taulukkolaskentaohjelmassa ja palkat jossain muualla. Joku puolestaan siirtää luvut kirjanpito-ohjelmaan käsin.

Toiminnanohjausjärjestelmässä jokainen toimenpide päivittää kaikkia siihen liittyviä tietoja. Kun tuotteita myydään varastosta, varastosaldo pienenee, lasku syntyy ja myynti kirjautuu kirjanpitoon samanaikaisesti. Laajempi selitys löytyy blogikirjoituksesta mitä ERP-ohjelmistot ovat.

Mitä Nordlet tekee

Nordlet rakentuu yhden pääkirjan ympärille. Pääkirja on yrityksen kaikkien rahansiirtojen keskeinen rekisteri, johon jokainen alla olevista moduuleista tekee kirjauksia.

Myynti. Laskut, hyvityslaskut, toistuvat laskut, laskupohjat ja verkkokauppatilaukset.
Ostot. Toimittajien laskut, ostotilaukset ja dokumenttien tallennus sähköpostitse.
Asiakkaat ja toimittajat. Yksi yhteinen kumppaniluettelo sekä liidit myynnin seurantaan.
Tuoterekisteri. Tuotteet ja palvelut hinnastoineen.
Varasto. Varastot, varastosiirrot, siirrot toimipaikkojen välillä, inventaariot, erät, täydennyssäännöt ja hankintakulut.
Tuotanto. Osaluettelot, työvaiheet, työpisteet ja tuotantotilaukset. Katso osaluettelo-opas.
Projektit. Projektit laskutettavilla kirjauksilla.
Sopimukset. Sopimukset kumppanien, työntekijöiden tai pankkien kanssa. Kumppanisopimus voidaan laskuttaa kuukausittain, neljännesvuosittain tai vuosittain.
Pankki ja kassa. Pankkiyhteydet, tiliotetuonnit, maksujen täsmäytys, SEPA-maksuaineistot, käteiskuitit ja kululaskut.
Kassajärjestelmä (POS). Kassavuorot, kuitit ja päivittäiset Z-raportit rajapinnan kautta.
Käyttöomaisuus. Käyttöomaisuusrekisteri kuukausittaisilla poistoilla. Katso käyttöomaisuuden hallinta.
Henkilöstö. Työntekijät, työsopimukset, tuntilistat, työmatkat ja palkanlaskenta.
Autokanta ja kuljetus. Yrityksen ajoneuvot ja rahtikirjat.
Verot ja ilmoitukset. Arvonlisäveroilmoitukset ja muut maakohtaiset ilmoitukset, jotka on lueteltu ilmoitustukitaulukossa.
Raportit. Tase- ja tuloslaskelmaerittelyt, tilinpäätökset, arvonlisäveroraportit, myyntisaatavien ikärakenne, varastoraportit ja paljon muuta.
Yritysryhmät. Konserniraportit emoyhtiölle ja sen tytäryhtiöille. Katso konsernilaskentaopas.

Miten eri osat toimivat yhdessä

Myyntilaskun luominen varastosta vähentää tuotteet varastosta ja kirjaa myynnin.
Pankkisuorituksen täsmäytys kyseiseen laskuun merkitsee sen maksetuksi ja kirjaa maksutapahtuman.
Arvonlisäverotiedot tulevat suoraan kirjatuista tositteista, joten mitään tietoja ei tarvitse näppäillä kahteen kertaan.
Jokainen kirjaus noudattaa kahdenkertaista kirjanpitoa: jokaisella kirjauksella on yhtä suuret debet- ja kredit-määrät, eikä tietokanta hyväksy kirjausta, joka ei ole tasapainossa.

Aloittaminen pienesti

Kaikkia moduuleja ei ole pakko käyttää heti. Pieni yritys voi aloittaa laskutuksella ja pankkitäsmäytyksellä ja lisätä varastonhallinnan tai palkanlaskennan myöhemmin saman yritysprofiilin alle.

Kun siirryt toisesta ohjelmistosta, kumppanisi, avausaldosi, avoimet laskusi, käyttöomaisuutesi ja varastosi voidaan tuoda kerralla yhdellä tuonnilla. Katso siirto-opas.

FAQ

Onko toiminnanohjausjärjestelmä tarkoitettu vain suurille yrityksille?

Ei. Perusajatuksena on yksi tietokanta koko liiketoiminnalle, mikä hyödyttää pienyritystä aivan yhtä paljon kuin suurtakin. Blogikirjoitus miten ERP-järjestelmät toimivat seuraa yhden myyntitapahtuman kulkua kaikissa moduuleissa.

Voiko muu ohjelmisto muodostaa yhteyden Nordletiin?

Kyllä. Jokainen moduuli on käytettävissä myös rajapinnan (API) kautta. Katso laskutusohjelmisto rajapinnalla.