ERP для малого бизнеса

Что такое ERP простыми словами и какие аспекты управления малым бизнесом Nordlet объединяет в единой системе учета.

Аббревиатура ERP расшифровывается как enterprise resource planning (планирование ресурсов предприятия). Простыми словами, ERP - это единая программа, которая управляет основными процессами компании на основе общего массива данных: продаж, закупок, складских запасов, кадров, финансов и налогов.

Без ERP малый бизнес часто вынужден использовать отдельные инструменты для каждой задачи. Счета хранятся в одном месте, остатки товаров - в электронной таблице, а зарплата рассчитывается где-то еще. Затем кто-то вручную переносит эти цифры в бухгалтерскую программу.

В ERP каждое действие автоматически обновляет все связанные с ним показатели. Продажа товаров со склада списывает их остаток, формирует счет и одновременно отражает операцию в бухгалтерском учете. Более подробное описание приводится в статье блога что такое ERP-программы.

Что делает Nordlet

В основе Nordlet лежит единая главная книга (general ledger), представляющая собой основной регистр всех финансовых операций компании. Каждый из модулей, перечисленных ниже, формирует проводки в ней.

Продажи. Счета, кредитные ноты (credit note), периодические счета, шаблоны счетов и онлайн-заказы на продажу.
Закупки. Счета от поставщиков, заказы на закупку и распознавание документов по электронной почте.
Клиенты и поставщики. Единый список контрагентов для обоих направлений, а также потенциальные клиенты для работы отдела продаж.
Каталог. Товары и услуги с прайс-листами.
Склад. Склады, складские операции, перемещения, инвентаризации, партии, правила пополнения запасов и затраты на приобретение (landed costs).
Производство. Спецификации материалов, технологические маршруты, рабочие центры и производственные заказы. См. руководство по спецификациям материалов.
Проекты. Проекты с позициями, подлежащими выставлению счетов.
Договоры. Контракты с партнерами, сотрудниками или банками. Договор с контрагентом может предусматривать выставление счетов ежемесячно, ежеквартально или ежегодно.
Банк и касса. Банковские подключения, импорт выписок, сверка платежей, платежные файлы SEPA, приходные кассовые ордера и авансовые отчеты.
Точка продаж (POS). Кассовые смены, чеки и ежедневные Z-отчеты через API.
Основные средства. Регистр активов с ежемесячной амортизацией (depreciation). См. управление основными средствами.
Кадры. Сотрудники, трудовые договоры, табели учета рабочего времени, командировки и расчет заработной платы.
Автопарк и транспорт. Служебные автомобили и путевые листы.
Налоги и отчетность. Декларации по НДС (VAT return) и другие виды отчетности для разных стран, перечисленные в таблице поддержки отчетности.
Отчетность. Оборотно-сальдовая ведомость (trial balance), финансовая отчетность, отчеты по НДС, анализ дебиторской задолженности по срокам образования, складские отчеты и многое другое.
Группы компаний. Консолидированная отчетность для материнской компании и ее дочерних структур. См. руководство по консолидации.

Как компоненты работают вместе

Выставление счета на продажу с указанием склада списывает товары и отражает реализацию.
Сверка банковского платежа с этим счетом переводит его в статус оплаченного и отражает поступление средств.
Показатели по НДС формируются на основе тех же проведенных документов, поэтому ничего не нужно вводить повторно.
Каждая проводка подчиняется принципам двусторонней записи (double-entry bookkeeping): сумма по дебету и кредиту (debits and credits) каждой операции должна быть равна, и база данных отклонит проводку, если баланс не соблюден.

С чего начать

Вам не обязательно использовать все модули сразу. Малый бизнес может начать с выставления счетов и банковской сверки, а со временем добавить складской учет или расчет зарплаты в рамках той же компании.

При переходе из другой программы ваших контрагентов, начальные сальдо, неоплаченные счета, основные средства и остатки товаров можно перенести за один импорт. См. руководство по миграции.

FAQ

ERP предназначена только для крупных компаний?

Нет. Идея заключается в едином наборе данных для всего бизнеса, что помогает небольшой компании так же эффективно, как и крупной. В статье блога как работают ERP-системы наглядно показано прохождение одной продажи через все модули.

Может ли другое программное обеспечение подключаться к Nordlet?

Да. Каждый модуль также доступен через API. См. бухгалтерское программное обеспечение с API.