Affärssystem (ERP) för små företag

Vad ett affärssystem är med enkla ord och vilka delar av att driva ett litet företag som Nordlet samlar i en och samma bokföring.

ERP står för enterprise resource planning, det vill säga affärssystem. Med enkla ord är ett affärssystem ett enda program som sköter de viktigaste delarna av ett företag utifrån en gemensam uppsättning data: försäljning, inköp, lager, personal, pengar och skatter.

Utan ett affärssystem använder ett litet företag ofta separata verktyg för varje uppgift. Fakturor finns på ett ställe, lagret i ett kalkylblad och lönen någon annanstans. Någon måste sedan manuellt kopiera in siffrorna i bokföringsprogrammet.

I ett affärssystem uppdaterar varje åtgärd allt som den berör. När du säljer varor från lagret minskar lagret, fakturan skapas och försäljningen bokförs i räkenskaperna samtidigt. En utförligare förklaring finns i blogginlägget vad är ett affärssystem.

Vad Nordlet gör

Nordlet är uppbyggt kring en enda huvudbok (general ledger), som är det primära registret för alla penningflöden i företaget. Varje modul nedan bokför direkt mot den.

Försäljning. Fakturor, kreditfakturor (credit note), återkommande fakturor, fakturamallar och onlineorder.
Inköp. Leverantörsfakturor, inköpsorder och dokumentinläsning via e-post.
Kunder och leverantörer. Ett gemensamt kund- och leverantörsregister samt leads för uppföljning av försäljning.
Katalog. Produkter och tjänster med prislistor.
Lager. Lagerställen, lagerrörelser, överföringar, inventeringar, partier, påfyllnadsregler och inleveranskostnader (landed costs).
Tillverkning. Stycklistor (bill of materials), tillverkningsrutiner, produktionsavdelningar och tillverkningsorder. Se guiden för stycklistor.
Projekt. Projekt med fakturerbara poster.
Avtal. Avtal med partner, anställda eller banker. Ett partneravtal kan faktureras månadsvis, kvartalsvis eller årsvis.
Bank och kassa. Bankkopplingar, import av kontoutdrag, betalningsavstämning, SEPA-betalningsfiler, kontantkvitton och utläggsredovisning.
Kassa (POS). Kassaskift, kvitton och dagliga Z-rapporter via API:et.
Anläggningstillgångar. Ett anläggningsregister med månadsvis avskrivning (depreciation). Se hantering av anläggningstillgångar.
Personal. Anställda, anställningsavtal, tidrapporter, affärsresor och löner.
Fordon och transport. Företagsbilar och fraktsedlar.
Skatter och deklarationer. Momsdeklarationer (vat return) och andra myndighetsrapporter för olika länder, vilka sammanställs i tabellen över skattedeklarationer.
Rapporter. Råbalans (trial balance), finansiella rapporter, momsrapporter, åldersanalys av kundfordringar, lagerrapporter med mera.
Företagsgrupper. Koncernredovisning för moderbolag och dotterbolag. Se koncernredovisningsguiden.

Hur delarna samverkar

När du utfärdar en kundfaktura med koppling till ett lager dras varorna från lagret och försäljningen bokförs.
När du matchar en inbetalning från banken mot den fakturan markeras den som betald och inbetalningen bokförs.
Momsbeloppen hämtas från samma bokförda underlag, så att ingenting behöver registreras två gånger.
Varje bokföringstransaktion följer dubbel bokföring (double-entry bookkeeping): varje post har lika stora debet- och kreditbelopp (debits and credits), och databasen tillåter inte transaktioner som inte balanserar.

Börja i liten skala

Du behöver inte använda varje modul från början. Ett litet företag kan börja med fakturering och bankavstämning för att sedan lägga till lager eller lönehantering i samma system senare.

När du byter från ett annat program kan du importera partner, ingående balanser, öppna fakturor, anläggningstillgångar och lager i en enda importomgång. Se migreringsguiden.

FAQ

Är ett affärssystem enbart till för stora företag?

Nej. Grundtanken är att ha en enda uppsättning data för hela verksamheten, vilket är till lika stor nytta för ett litet företag som för ett stort. Blogginlägget hur affärssystem fungerar följer ett försäljningsflöde genom varje modul.

Kan annan programvara ansluta till Nordlet?

Ja. Varje modul är även tillgänglig via API:et. Se bokföringsprogram med API.