ERP voor kleine ondernemingen

Wat een ERP in lekentaal betekent en welke onderdelen van het runnen van een klein bedrijf Nordlet in één enkele administratie ondergebracht.

ERP staat voor enterprise resource planning. In lekentaal is een ERP één programma dat de belangrijkste onderdelen van een onderneming aanstuurt op basis van één gedeelde dataset: verkoop, inkoop, voorraad, personeel, geldstromen en belastingen.

Zonder ERP werkt een klein bedrijf vaak met losse tools voor elke taak. Facturen staan op de ene plek, voorraad in een spreadsheet en de loonadministratie weer ergens anders. Vervolgens moet iemand de cijfers handmatig overtypen in het boekhoudprogramma.

Binnen een ERP werkt elke handeling direct door in alle gekoppelde onderdelen. Het verkopen van goederen uit de voorraad verlaagt automatisch de voorraad, maakt de factuur aan en boekt de omzet in de administratie. Een uitgebreidere uitleg is te vinden in de blogpost wat is ERP-software.

Wat Nordlet doet

Nordlet is opgebouwd rondom één grootboek, het centrale register van alle geldstromen binnen de onderneming. Elke onderstaande module boekt direct op dit grootboek.

Verkoop. Facturen, creditnota's, periodieke facturen, factuursjablonen en online verkooporders.
Inkoop. Inkomende facturen, inkooporders en documentverwerking per e-mail.
Klanten en leveranciers. Eén relatiebestand voor beide, inclusief leads voor verkoopopvolging.
Catalogus. Producten en diensten met bijbehorende prijslijsten.
Voorraad. Magazijnen, voorraadmutaties, overboekingen, fysieke inventarisaties, partijen, bestelregels en bijkomende inkoopkosten.
Productie. Stuklijsten, bewerkingstabellen, werkplekken en productieorders. Bekijk de handleiding voor stuklijsten.
Projecten. Projecten met factureerbare regels.
Overeenkomsten. Contracten met relaties, medewerkers of banken. Een relatieovereenkomst kan maandelijks, per kwartaal of jaarlijks worden gefactureerd.
Bank en kas. Bankkoppelingen, afschriftimport, betalingsaflettering, SEPA-betaalbestanden, kasontvangsten en declaratieoverzichten.
Kassa (POS). Kassashiften, bonnetjes en dagelijkse Z-rapportages via de API.
Vaste activa. Een activaregister met maandelijkse afschrijvingen. Bekijk beheer van vaste activa.
Personeel. Werknemers, contracten, urenregistraties, zakelijke reizen en loonadministratie.
Wagenpark en transport. Bedrijfswagens en vrachtbrieven.
Belastingen en aangiften. Btw-aangiften en overige landspecifieke aangiften, te vinden in de tabel met ondersteunde aangiften.
Rapportages. Proef- en saldibalans, jaarrekeningen, btw-rapportages, debiteurenouderdomsanalyses, voorraadrapporten en meer.
Bedrijfsgroepen. Geconsolideerde rapportages voor een moedermaatschappij en haar dochterondernemingen. Bekijk de consolidatiehandleiding.

Hoe de onderdelen samenwerken

Het uitschrijven van een verkoopfactuur in combinatie met een magazijn haalt de goederen uit de voorraad en boekt de omzet.
Het koppelen van een bankbetaling aan die factuur markeert de factuur als betaald en boekt de ontvangst.
De btw-cijfers zijn afkomstig uit dezelfde geboekte documenten, waardoor handmatig dubbel invoerwerk overbodig is.
Elke boeking verloopt via dubbel boekhouden: elke boeking kent gelijke debet- en creditbedragen en het systeem weigert boekingen die niet in balans zijn.

Klein beginnen

U hoeft niet direct alle modules te gebruiken. Een klein bedrijf kan beginnen met facturatie en bankkoppelingen, om in een later stadium binnen dezelfde administratie voorraadbeheer of salarisverwerking toe te voegen.

Bij de overstap vanuit een ander programma kunnen relaties, beginbalansen, openstaande facturen, vaste activa en voorraden in één enkele import worden overgezet. Bekijk de migratiehandleiding.

FAQ

Is een ERP alleen voor grote ondernemingen?

Nee. Het uitgangspunt is één enkele dataset voor de hele onderneming, wat net zo waardevol is voor een klein bedrijf als voor een grote multinational. De blogpost hoe ERP-systemen werken volgt één verkooptransactie door alle modules heen.

Kan andere software koppelen met Nordlet?

Ja. Elke module is ook beschikbaar via de API. Bekijk boekhoudsoftware met een API.