ERP за малки предприятия

Какво представлява ERP в общи линии и кои части от управлението на малък бизнес обхваща Nordlet в една счетоводна отчетност.

ERP е съкращение от enterprise resource planning (планиране на ресурсите на предприятието). С други думи, ERP представлява една единствена програма, която обслужва основните дейности на бизнеса върху обща база данни: продажби, покупки, наличности, персонал, финансов ресурс и данъци.

Без ERP малките предприятия често използват отделен софтуер за всяка задача. Фактурите се намират на едно място, складовите наличности в електронна таблица, а заплатите някъде другаде. След това някой прехвърля числата ръчно в счетоводната програма.

В една ERP система всяко действие обновява всичко, което е свързано с него. Продажбата на стоки от склада намалява наличностите, създава фактурата и отчита продажбата в счетоводството едновременно. По-подробно обяснение е налично в нашата публикация какво представлява ERP софтуерът.

Какво прави Nordlet

Nordlet е изградена около една главна книга (general ledger) - основния регистър на всяко парично движение в предприятието. Всеки от модулите по-долу отчита операциите си в нея.

Продажби. Фактури, кредитни известия (credit notes), периодични фактури, шаблони за фактури и онлайн поръчки за продажба.
Покупки. Доставни фактури (supplier bills), поръчки за покупка (purchase orders) и обработка на документи по електронна поща.
Клиенти и доставчици. Единен списък с контрагенти за двете категории, както и потенциални клиенти (leads) за проследяване на продажбите.
Каталог. Продукти и услуги с ценови листи.
Склад. Складове, складови движения, прехвърляния, инвентаризации, партиди, правила за поръчка и допълнителни разходи по придобиване (landed costs).
Производство. Спецификации на материалите (bills of materials), технологични маршрути, работни центрове и производствени поръчки. Вижте ръководството за спецификации на материалите.
Проекти. Проекти с подлежащи на фактуриране записи.
Договори. Споразумения с контрагенти, служители или банки. Договор с контрагент може да се фактурира месечно, тримесечно или годишно.
Банка и каса. Банкови връзки, импортиране на извлечения, съгласуване на плащания, платежни файлове по системата SEPA, касови ордери и отчети за разходи.
Търговски обект (POS). Смени на касата, касови бележки и дневни Z-отчети през API.
Дълготрайни активи. Регистър на активите с месечна амортизация (depreciation). Вижте управлението на дълготрайни активи.
Персонал. Служители, договори, присъствени форми, командировки и заплати.
Автопаркове и транспорт. Служебни превозни средства и пътни листове.
Данъци и отчети. Справки-декларации по ДДС (VAT returns) и други отчети за съответната държава, изброени в таблицата за поддържани справки.
Справки. Оборотна ведомост (trial balance), финансови отчети, справки по ДДС, анализ на просрочените задължения и вземания, складови справки и други.
Групи предприятия. Консолидирани отчети за предприятие майка и неговите дъщерни дружества. Вижте ръководството за консолидация.

Как взаимодействат отделните части

Издаването на фактура за продажба със склад изписва стоките и отчита продажбата.
Съгласуването на банково плащане с тази фактура я маркира като платена и отчита постъплението.
Данните за ДДС се извличат от същите отчетени документи, така че нищо не се въвежда повторно.
Всяко счетоводно записване следва принципа на двустранното счетоводство (double-entry bookkeeping): всеки запис има равни дебити и кредити (debits and credits), а базата данни отхвърля запис, който не е балансиран.

Постепенен старт

Не е необходимо да използвате всеки модул. Едно малко предприятие може да започне с фактурирането и банковото съгласуване, а впоследствие да добави складовото стопанство или трудовите възнаграждения в същата компания.

Когато преминавате от друга програма, вашите контрагенти, начални салда, открити фактури, дълготрайни активи и наличности могат да бъдат пренесени с едно импортиране. Вижте ръководството за миграция.

FAQ

Само за големи предприятия ли е предназначена ERP системата?

Не. Основната идея е една единствена база данни за целия бизнес, което е от полза както за малката компания, така и за голямата. Публикацията в блога ни как работят ERP системите проследява една продажба през всеки модул.

Може ли друг софтуер да се свърже с Nordlet?

Да. Всеки модул е достъпен и чрез API. Вижте счетоводен софтуер с API.