Salarisadministratie

Voer de maandelijkse salarisadministratie uit in Nordlet voor 30 Europese landen, inclusief de belastingen en premies per land, direct geboekt in uw administratie en klaar voor bankbetaling.

Salarisadministratie is de maandelijkse verwerking van het uitbetalen van werknemers. Voor elke persoon berekent u het brutosalaris, de in te houden loonbelasting en sociale premies, en het nettosalaris dat op hun bankrekening wordt gestort.

De belasting die een werkgever inhoudt op het loon en afdraagt aan de staat, wordt loonheffing (withholding tax) genoemd. De regels hiervoor verschillen per land en veranderen elk jaar.

Nordlet beschikt over een salarisengine voor elk van de 30 landen in de aangiftetabel (filing support table). Deze engine volgt de wet- en regelgeving voor belastingen en premies van het land waarin de vestiging zich bevindt.

Wat Nordlet doet

Werknemers en contracten. U beheert werknemerdossiers en hun contracten, inclusief afdelingen en werkroosters.
Maandelijkse verwerking. Een loonrun bestrijkt één kalendermaand. Elke actieve werknemer wiens contract deze maand dekt, krijgt een regel.
Bruto op basis van het contract. Het brutosalaris is het maandbedrag uit het contract, gecorrigeerd voor de gewerkte dagen en de urenstaat van die maand. U kunt het bruto bedrag ook handmatig instellen.
Belastingen en premies. De engine berekent de inkomstenbelasting, de werknemers- en werkgeverspremies en het nettosalaris.
De rest van het jaar telt mee. Elke regel houdt rekening met de goedgekeurde loonruns van het lopende jaar en de twee voorgaande jaren.
Eerst als concept. Een loonrun begint als concept. U kunt deze controleren, of verwijderen en opnieuw aanmaken, voordat u tot goedkeuring overgaat.
Eerst een berekening proberen. U kunt de engine eenmalig op een brutobedrag loslaten om de belasting en het nettosalaris te bekijken. Er wordt dan niets opgeslagen.

Extra betalingen

Salaris bestaat niet alleen uit een vast maandbedrag. Bonussen, overwerk, vergoedingen en secundaire arbeidsvoorwaarden worden vaak anders belast.

Elk land heeft in Nordlet een eigen lijst met betalingstypes. Per type is vastgelegd onder welke belastingen, premies en rapportages het valt.
U voegt een bonus of vergoeding toe aan een regel met het bijbehorende betalingstype, waarna de engine dit volgens de juiste regels belast.
Onbelaste vergoedingen van goedgekeurde zakelijke reizen die in die maand zijn afgerond, worden automatisch aan de run toegevoegd.

Boeken en betalen

Geboekt in uw administratie. Na goedkeuring van een run wordt er een journaalpost (journal entry) aangemaakt met als datum de laatste dag van de maand. Hiermee worden de loonkosten, de werkgeverspremies, de verschuldigde netto salarissen en de af te dragen belastingen vastgelegd.
Ongedaan maken via een correctieboeking. Een goedgekeurd loonoverzicht wordt niet achteraf gewijzigd. In plaats daarvan wordt het gecorrigeerd met een tegenboeking (mirror entry), waarna u een nieuwe run voor die maand kunt aanmaken.
Betaalbestand. Voor een goedgekeurd loonoverzicht genereert Nordlet een SEPA-betaalbestand met één overboeking naar de rekening van elke werknemer. SEPA is het Europese systeem voor overboekingen in euro's. U uploadt dit bestand zelf naar uw bank; Nordlet verstuurt zelf geen gegevens naar de bank.
Betaalstatus. De betalingen op uw bankafschrift kunnen automatisch worden gekoppeld aan de loonrun.

Loonaangiften

Na de loonrun worden de loonrapportages verzonden naar de belastingdienst en het uitvoeringsinstituut voor de sociale zekerheid. De wijze van aanlevering verschilt per land.

Sommige aangiften genereert en verzendt Nordlet automatisch, zoals de Belgische DmfA-socialezekerheidsaangifte en de Noorse a-melding.
Voor andere aangiften genereert Nordlet een bestand dat u zelf uploadt, zoals de Duitse Lohnsteuer-Anmeldung. Raadpleeg hiervoor aangifte doen als Duits bedrijf.
Soms voert u de bedragen handmatig in op basis van de cijfers in Nordlet, zoals bij de Italiaanse F24-belastingbetaling.

De aangiftetabel geeft een volledig overzicht van alle aangiften per land en de bijbehorende verzendwijze.

FAQ

Voor welke landen kan ik de salarisadministratie voeren in Nordlet?

België, Bulgarije, Cyprus, Denemarken, Duitsland, Estland, Finland, Frankrijk, Griekenland, Hongarije, Ierland, IJsland, Italië, Kroatië, Letland, Liechtenstein, Litouwen, Luxemburg, Malta, Nederland, Noorwegen, Oostenrijk, Polen, Portugal, Roemenië, Slovenië, Slowakije, Spanje, Tsjechië, Zweden en het Verenigd Koninkrijk.

Kan ik werknemers rechtstreeks vanuit Nordlet betalen?

Nee. Nordlet maakt het betaalbestand aan. U dient dit zelf te uploaden in uw bankomgeving.

Wat als een loonrun onjuist was?

Een concept-loonrun kan eenvoudig worden verwijderd. Een goedgekeurd loonoverzicht wordt gecorrigeerd met een tegenboeking (mirror journal entry), waardoor de uitbetaalde zakelijke reizen weer vrijgegeven worden voor de volgende run.