Fakturowanie online

Twórz, numeruj, wysyłaj i śledź faktury sprzedaży w Nordlet, korzystając z faktur cyklicznych, szablonów, linków do płatności oraz rejestru wszystkich otrzymanych wpłat.

Faktura to dokument wysyłany do klienta z wezwaniem do zapłaty. Zawiera dane sprzedawcy, nabywcy, sprzedane towary lub usługi, cenę oraz podatek. Wymagane elementy faktury określa prawo.

Nordlet umożliwia wystawianie faktur online, nadawanie im numerów, wysyłanie ich pocztą elektroniczną oraz monitorowanie statusu płatności. Każda wystawiona faktur jest automatycznie rejestrowana w księga rachunkowych (books), dzięki czemu nie trzeba wpisywać jej po raz drugi.

Ta strona jest przeznaczona dla wszystkich, którzy wystawiają rachunki klientom: freelancerów, sklepów oraz firm wysyłających te same faktury co miesiąc.

Co potrafi Nordlet

Najpierw wersja robocza (draft). Tworzysz wersję roboczą, sprawdzasz pozycje i sumy, a następnie klikasz Wystaw. Do tego momentu możesz ją edytować lub usunąć.
Cztery typy dokumentów. Dokumentem sprzedaży może być faktura, faktura korygująca (credit note), faktura proforma lub faktura zaliczkowa. Proforma to oferta cenowa, a nie wezwanie do zapłaty; zobacz proforma a faktura.
Numeracja w momencie wystawienia. Numer jest nadawany z odpowiedniej serii dokumentów w chwili wystawiania faktury.
Sumy obliczane z pozycji. Nordlet sumuje pozycje oraz VAT. VAT to podatek doliczany do ceny większości transakcji sprzedaży w Europie. Możesz również udzielić rabatu na cały dokument.
Księgowanie od razu. Wystawienie faktury generuje wpis w dzienniku (journal entry), czyli zapis sprzedaży w księgach.
Stan magazynowy w momencie wystawienia. Jeśli faktura jest powiązana z magazynem, sprzedane towary są zdejmowane ze stanu.
Termin płatności. Brakujący termin płatności jest uzupełniany na podstawie warunków płatności klienta.
Blokada. Zablokowanej faktury nie można edytować, wystawić ani usunąć do momentu zdjęcia blokady.
Oferty. Wersję roboczą można wysłać e-mailem jako ofertę. Dokument pozostaje w wersji roboczej.

Numeracja za pomocą serii dokumentów

Seria dokumentów definiuje format numeracji. Ustawiasz prefiks, na przykład AUT, oraz długość numeru, na przykład 5. Numery są wówczas drukowane w formacie AUT-00001.

Każda seria posiada jeden narastający licznik. Nie resetuje się on w styczniu.
Możesz mieć jedną domyślną serię dla każdego typu dokumentu.
Seria może być powiązana z typem operacji oraz magazynem. Przewodnik po typach operacji wyjaśnia, w jaki sposób wpływają one na konta księgowe.
Seria może zawierać etykietę drukowaną pod tytułem dokumentu.

Wysyłanie faktur

E-mail. Nordlet wysyła wystawioną fakturę w formacie PDF do klienta pocztą elektroniczną.
PDF. Możesz pobrać plik PDF wersji roboczej lub wystawionej faktury.
Link do szybkiej płatności (Pay now link). Jeśli skonfigurujesz link do płatności, zostanie on umieszczony w wiadomości e-mail oraz na pliku PDF. Wskazuje on kwotę pozostałą do zapłaty.
Peppol. Peppol to europejska sieć służąca do przesyłania e-faktur między przedsiębiorstwami. Posiadając własny punkt dostępowy (access point), Nordlet może wysyłać za jego pośrednictwem faktury. Zobacz przewodnik po Peppol.
Krajowy e-fakturowanie. W przypadku Włoch, Polski i Rumunii Nordlet generuje plik krajowej e-faktury i może wysłać go do kanału organu podatkowego.

Faktury cykliczne i szablony

Szablon przechowuje dane klienta, nagłówek oraz pozycje często wysyłanej faktury.

Harmonogram cykliczny przekształca szablon w faktury generowane co tydzień, co miesiąc, co kwartał lub raz w roku.
Może on automatycznie wystawiać każdą nową fakturę i wysyłać ją e-mailem do klienta.
Harmonogram można wstrzymać. Jego usunięcie nie wpływa na faktury, które zostały już utworzone.

Otrzymane płatności

Pieniądze należne od klientów nazywane są należnościami (accounts receivable).

Nordlet wyświetla listę płatności otrzymanych z tytułu faktur za dowolny okres: wpłaty bankowe dopasowane do faktury, rozliczenia kart płatniczych od operatora płatności oraz wpłaty gotówkowe.
W pełni opłaconą fakturę zaliczkową można rozliczyć na poczet późniejszej faktury tego samego klienta.
Automatyczne przypomnienia o zadłużeniu wysyłają klientom pocztą elektroniczną zestawienie zaległych faktur, nie częściej niż raz na siedem dni. Proces ten nazywa się windykacją (dunning).
Jeden plik miesięcznie dla Twojego księgowego zawiera wszystkie faktury, faktury korygujące oraz płatności z danego miesiąca w formacie CSV lub PDF.

FAQ

Czy numery faktur resetują się co roku?

Nie. Każda seria dokumentów korzysta z jednego narastającego licznika, dzięki czemu numeracja po rozpoczęciu nowego roku kontynuuje się od ostatniego numeru.

Czy mogę zmienić fakturę po jej wystawieniu?

Nie. Wystawiona faktura staje się częścią ksiąg. Aby ją skorygować, należy wystawić do niej fakturę korygującą. Zobacz faktury korygujące.

Czy klienci mogą płacić kartą?

Tak, jeśli połączysz własne konto Stripe. Link do płatności otwiera wówczas stronę płatności kartą w systemie Stripe. Zobacz akceptowanie płatności.