Онлайн-виставлення рахунків

Створюйте, нумеруйте, надсилайте та відстежуйте рахунки-фактури на продаж у Nordlet, використовуючи періодичні рахунки, шаблони, платіжні посилання та облік кожної отриманої оплати.

Рахунок-фактура (invoice) - це документ, який ви надсилаєте клієнту з вимогою здійснити оплату. У ньому зазначаються продавець, покупець, перелік проданих товарів чи послуг, ціна та податки. Обов'язкові реквізити рахунка визначаються законодавством.

Nordlet дозволяє створювати рахунки онлайн, присвоювати їм номери, надсилати електронною поштою та перевіряти статус оплати. Кожен виставщений рахунок також автоматично відображається у вашому обліку, тож вам не доведеться вводити його двічі.

Ця сторінка призначена для всіх, хто виставляє рахунки клієнтам: фрілансерів, магазинів або компаній, які надсилають однакові рахунки щомісяця.

Можливості Nordlet

Спочатку чорнетки. Ви створюєте чорнетку, перевіряєте рядки та підсумки, а потім натискаєте «Виставити». До цього моменту документ можна змінювати або видаляти.
Чотири типи документів. Документом з продажу може бути рахунок-фактура, кредит-нота (credit note), проформа або авансовий рахунок. Проформа є ціновою пропозицією, а не вимогою оплати; детальніше дивіться у розділі проформа проти рахунка.
Нумерація під час виставлення. Номер присвоюється в момент виставлення рахунка відповідно до серії документів.
Підсумки на основі рядків. Nordlet підраховує суми за рядками та суму ПДВ (VAT). ПДВ - це податок, який додається до ціни більшості продажів у Європі. Ви також можете надати знижку на весь документ.
Миттєве проведення в обліку. Виставлення рахунка створює бухгалтерську проводку (journal entry) - запис про операцію у вашому обліку.
Списання зі складу при виставленні. Якщо в рахунку вказано склад, продані товари списуються зі складу.
Строк оплати. Якщо строк оплати не вказано, він заповнюється на основі платіжних умов клієнта.
Блокування. Заблокований рахунок не можна редагувати, виставляти чи видаляти, доки блокування не буде знято.
Комерційні пропозиції. Чорнетку можна надіслати електронною поштою як комерційну пропозицію. Вона залишається чорнеткою.

Нумерація за серіями документів

Серія документів визначає формат майбутніх номерів. Ви встановлюєте префікс, наприклад AUT, та довжину номера, наприклад 5. У результаті номери друкуються у форматі AUT-00001.

Кожна серія має власний послідовний лічильник. Він не обнуляється в січні.
Ви можете мати одну серію за замовчуванням для кожного типу документа.
Серію можна прив'язати до типу господарської операції та складу. У посібнику з типів операцій пояснюється, як вони визначають рахунки обліку.
Серія може містити мітку, яка друкується під назвою документа.

Надсилання рахунків

Електронна пошта. Nordlet надсилає виставлений рахунок клієнту у форматі PDF електронною поштою.
PDF. Ви можете завантажити PDF-файл чорнетки або виставленого рахунка.
Посилання «Сплатити зараз». Якщо ви налаштували платіжне посилання, воно додається до електронного листа та PDF-файлу. На ньому відображається сума заборгованості, що залишилася неоплаченою.
Peppol. Peppol - це європейська мережа для обміну електронними рахунками (e-invoice) між підприємствами. Маючи власну точку доступу, Nordlet надсилає через неї рахунки. Дивіться посібник з Peppol.
Національне електронне выставлення рахунків. Для Італії, Польщі та Румунії Nordlet формує файл національного електронного рахунка та може надіслати його до каналу податкового органу.

Періодичні рахунки та шаблони

Шаблон містить дані клієнта, реквізити заголовка та рядки рахунка, який ви надсилаєте регулярно.

Розклад періодичності перетворює шаблон на рахунки, які створюються щотижня, щомісяця, щокварталу або раз на рік.
Система може автоматично виставляти кожен новий рахунок і надсилати його клієнту електронною поштою.
Ви можете призупинити розклад. При його видаленні створені раніше рахунки зберігаються.

Отримані платежі

Кошти, які вам винні клієнти, називаються дебіторською заборгованістю (accounts receivable).

Nordlet відображає список коштів, отриманих за рахунками за будь-які дати: банківські платежі, зіставлені з рахунком, карткові розрахунки від платіжного провайдера та надходження готівки.
Повністю оплачений авансовий рахунок можна зарахувати в рахунок оплати наступного рахунка цього ж клієнта.
Автоматичні нагадування про заборгованість надсилають клієнтам список прострочених рахунків електронною поштою не частіше одного разу на сім днів. Цей процес називається нагадуванням про заборгованість (dunning).
Щомісячний файл для вашого бухгалтера містить усі рахунки, кредит-ноти та платежі за цей місяць у форматі CSV або PDF.

FAQ

Чи обнуляються номери рахунків щороку?

Ні. Кожна серія документів має власний послідовний лічильник, тому нумерація продовжується з останнього номера з початком нового року.

Чи можу я змінити рахунок після його виставлення?

Ні. Виставлений рахунок є частиною вашого обліку. Для його виправлення ви виставляєте кредит-ноту. Дивіться розділ кредит-ноти.

Чи можуть клієнти платити карткою?

Так, якщо ви підключите свій власний акаунт Stripe. У такому разі платіжне посилання відкриватиме сторінку оплати карткою через Stripe. Дивіться розділ прийом платежів.