Онлайн-выставление счетов

Создавайте, нумеруйте, отправляйте и отслеживайте счета на продажу в Nordlet, используя регулярные счета, шаблоны, платежные ссылки и учет всех поступивших платежей.

Счет — это документ, который вы направляете клиенту с запросом на оплату. В нем указываются продавец, покупатель, проданные товары или услуги, цена и налог. Обязательные реквизиты счета устанавливаются законодательством.

Nordlet позволяет формировать счета онлайн, присваивать им номера, отправлять по электронной почте и отслеживать статус оплаты. Каждый выписанный счет также отражается в вашем бухгалтерском учете, поэтому вам не нужно вводить его повторно.

Этот раздел предназначен для всех, кто выставляет счета клиентам: фрилансеров, магазинов или компаний, отправляющих одинаковые счета каждый месяц.

Возможности Nordlet

Сначала черновики. Вы создаете черновик, проверяете товарные позиции и итоговые суммы, а затем нажимаете кнопку выдачи. До этого момента документ можно изменять или удалять.
Четыре типа документов. Документом продажи может быть счет, кредит-нота (credit note), проформа или авансовый счет. Проформа — это коммерческое предложение, а не запрос на оплату; подробнее читайте в статье проформа против счета.
Нумерация при выдаче. Номер присваивается в момент выдачи счета на основе серии документов.
Итоги на основе позиций. Nordlet суммирует позиции и НДС (VAT). НДС — это налог, добавляемый к цене большинства продаж в Европе. Вы также можете предоставить скидку на весь документ сразу.
Проведение в учете. Выдача счета создает бухгалтерскую проводку (journal entry) — запись о продаже в ваших учетных регистрах.
Списание со склада. Если для счета указан склад, проданные товары списываются со складского учета.
Срок оплаты. Если срок оплаты не указан, он подставляется автоматически на основе условий оплаты клиента.
Блокировка. Заблокированный счет нельзя редактировать, выдавать или удалять до тех пор, пока блокировка не будет снята.
Коммерческие предложения. Черновик счета можно отправить по электронной почте в качестве коммерческого предложения. При этом он остается черновиком.

Нумерация с использованием серий документов

Серия документов определяет внешний вид номеров. Вы задаете префикс, например AUT, и длину номера, например 5. В результате номера формируются в формате AUT-00001.

Каждая серия ведет собственный последовательный счетчик, который не сбрасывается в январе.
Для каждого типа документов можно настроить одну серию по умолчанию.
Серия может быть привязана к типу хозяйственной операции и к складу. В руководстве по типам операций объясняется, как они влияют на счета учета.
Серия может содержать метку, которая печатается под заголовком документа.

Отправка счетов

Электронная почта. Nordlet отправляет выписанный счет клиенту в формате PDF по электронной почте.
PDF. Вы можете скачать PDF-файл как черновик, так и уже выписанный счет.
Ссылка на оплату. Если вы настроили платежную ссылку, она будет добавлена в электронное письмо и PDF-документ. В ней отображается сумма, оставшаяся к оплате.
Peppol. Peppol — это европейская сеть для обмена электронными счетами (e-invoice) между компаниями. При наличии собственной точки доступа Nordlet отправляет счета через эту сеть. См. руководство по Peppol.
Национальное электронное выставление счетов. Для Италии, Польши и Румынии Nordlet формирует файл электронного счета в национальном формате и может отправить его в канал налогового органа.

Регулярные счета и шаблоны

Шаблон содержит данные клиента, реквизиты шапки и позиции счета, который вы отправляете регулярно.

Расписание регулярных платежей позволяет автоматически формировать счета по шаблону еженедельно, ежемесячно, ежеквартально или раз в год.
Система может самостоятельно выдавать каждый новый счет и отправлять его клиенту по электронной почте.
Вы можете приостановить расписание. При его удалении уже созданные счета сохраняются.

Поступившие платежи

Деньги, которые вам должны клиенты, называются дебиторской задолженностью (accounts receivable).

Nordlet ведет учет поступлений по счетам за любые периоды: банковские платежи, сопоставленные со счетами, эквайринговые платежи от платежных провайдеров и наличные поступления.
Полностью оплаченный авансовый счет можно зачесть в счет будущего счета того же клиента.
Автоматические напоминания о задолженности отправляют клиентам по электронной почте список просроченных счетов не чаще одного раза в семь дней. Этот процесс называется управлением просроченной задолженностью (dunning).
Ежемесячный архив для вашего бухгалтера содержит все счета, кредитные ноты и платежи за этот месяц в формате CSV или PDF.

FAQ

Сбрасываются ли номера счетов каждый год?

Нет. Каждая серия документов ведет один непрерывный счетчик, поэтому с началом нового года нумерация продолжается с последнего номера.

Могу ли я изменить счет после его выдачи?

Нет. Выписанный счет является частью вашего бухгалтерского учета. Чтобы исправить его, вы выписываете кредитную ноту. См. кредит-ноты.

Могут ли клиенты платить банковской картой?

Да, если вы подключите свой аккаунт Stripe. После этого платежная ссылка будет открывать страницу оплаты картой Stripe. См. прием платежей.