Facturarea electronică prin Peppol

Trimiteți facturi și note de credit prin Peppol din Nordlet, urmăriți livrarea acestora și transformați facturile electronice primite în facturi de achiziție.

O factură electronică este o factură transmisă sub formă de date structurate care pot fi citite de către o aplicație software, nu sub formă de PDF pe care un utilizator trebuie să îl citească manual. Sistemul cumpărătorului preia furnizorul, liniile și TVA-ul fără ca cineva să fie nevoit să le introducă de la tastatură.

Peppol este rețeaua europeană pentru transmiterea acestor facturi electronice între companii și entități publice. Fiecare companie se conectează prin intermediul unui punct de acces (access point), un furnizor care trimite și primește documente în numele acesteia. O factură călătorește de la punctul de acces al expeditorului la punctul de acces al cumpărătorului.

Nordlet generează facturi și note de credit în format Peppol BIS Billing 3.0. Aplicația le trimite și le primește prin intermediul contului companiei dumneavoastră de la punctul de acces.

De ce aveți nevoie

Un cont la unul dintre furnizorii de puncte de acces cu care colaborează Nordlet: Recommand, Storecove sau e-invoice.be. Fiecare furnizor percepe un tarif pentru propriul serviciu.
Compania dumneavoastră înregistrată în rețeaua Peppol prin intermediul respectivului furnizor.
Codul de TVA, numărul de înregistrare sau ID-ul Peppol al companiei dumneavoastră în Nordlet, precum și aceleași date pentru fiecare client către care trimiteți documente, înregistrate în fișa partenerului.

Ghidul Peppol prezintă configurarea pas cu pas pentru fiecare furnizor.

Ce face Nordlet

Se conectează la punctul dumneavoastră de acces în secțiunea Cont → Conformitate → UE → Punct de acces Peppol și afișează adresa webhook pentru compania dumneavoastră.
Trimite o factură emisă, neachitată sau o notă de credit atunci când faceți clic pe Trimite prin Peppol în pagina facturii.
Afișează starea livrării pe factură: în așteptare (pending), livrată (delivered), respinsă (rejected) sau eșuată (failed), împreună cu motivul transmis de punctul de acces, dacă acesta este disponibil.
Actualizează automat această stare atunci când punctul de acces raportează o modificare. Pentru Recommand și e-invoice.be, opțiunea Verifică starea Peppol solicită de asemenea actualizarea imediată.
Vă permite să retrimiteți o factură respinsă sau cu livrare eșuată după ce remediați cauza.
Descarcă același fișier Peppol fără a-l trimite, folosind butonul XML Peppol.
Verifică dacă un client este înregistrat în rețeaua Peppol și ce tipuri de documente acceptă. Această verificare funcționează și fără un punct de acces.

În lipsa unui punct de acces, Nordlet generează în continuare fișierul Peppol pentru fiecare factură și notă de credit emisă, astfel încât să îl puteți descărca. În acest caz, aplicația nu trimite și nu primește niciun document.

Primirea facturilor electronice

Atunci când un furnizor vă trimite o factură electronică, punctul dumneavoastră de acces notifică Nordlet, iar aplicația descarcă fișierul.

Documentul apare în secțiunea Achiziții → Preluare documente, fiind marcat ca primit prin Peppol.
Nordlet citește direct fișierul Peppol, astfel încât recepția nu consumă credite de recunoaștere a documentelor.
Verificați furnizorul, datele calendaristice și liniile facturii, apoi faceți clic pe Salvează ciorna. Nordlet creează o ciornă de factură de achiziție sau o ciornă de notă de credit de achiziție, având atașat fișierul Peppol original.
Ulterior, înregistrați documentul ca pe orice altă factură de achiziție. Acesta devine parte din datoriile dumneavoastră furnizorilor (accounts payable), reprezentând sumele pe care le datorați furnizorilor.

Liniile facturilor de achiziție din Nordlet nu pot avea valori negative. Atunci când un document primit conține sume care nu pot fi alocate unei singure linii, Nordlet le salvează ca un al doilea document pentru același furnizor, astfel încât ambele documente luate împreună să corespundă totalurilor originale.

Pentru dezvoltatori

Toate funcționalitățile de mai sus pot fi accesate și prin intermediul API-ului. Puteți descărca și trimite fișierul Peppol, puteți citi starea livrării, puteți căuta un destinatar și puteți confirma documentele primite. Nordlet trimite evenimente webhook atunci când o factură este trimisă, livrată, respinsă sau eșuează, precum și atunci când un document este primit. Ghidul Peppol listează apelurile API disponibile, iar secțiunea Convenții API tratează aspecte legate de erori, idempotență și webhook-uri.

FAQ

Pot utiliza Peppol fără un cont la un furnizor?

Puteți descărca fișierul Peppol al oricărei facturi emise pentru a-l transmite printr-o altă metodă și puteți verifica dacă un client este înregistrat în rețeaua Peppol. Cu toate acestea, operațiunile de trimitere și primire necesită un cont de punct de acces.

Este o factură Peppol validă conform standardului european de facturare electronică?

Standardul Peppol BIS Billing 3.0 are la bază standardul european EN 16931. Articolul privind conformitatea cu EN 16931 arată modul în care fișierele Peppol generate de Nordlet corespund regulilor oficiale de validare.