Elektroniczna wymiana faktur przez Peppol

Wysyłaj faktury i faktury korygujące przez sieć Peppol z poziomu systemu Nordlet, śledź ich doręczenie i przekształcaj otrzymane e-faktury w faktury zakupowe.

E-faktura to faktura przesłana w postaci struktury danych czytelnej dla oprogramowania, a nie jako plik PDF przeznaczony do czytania przez człowieka. System nabywcy może automatycznie pobrać dane dostawcy, pozycje oraz stawkę VAT bez konieczności ręcznego wprowadzania danych przez kogokolwiek.

Peppol to europejska sieć służąca do przesyłania takich e-faktur pomiędzy przedsiębiorstwami a podmiotami publicznymi. Każda firma łączy się z siecią za pośrednictwem punktu dostępowego (access point), czyli dostawcy, który wysyła i odbiera dokumenty w jej imieniu. Faktura wędruje z punktu dostępowego nadawcy do punktu dostępowego nabywcy.

Nordlet tworzy faktury i faktury korygujące zgodne z formatem Peppol w standardzie Peppol BIS Billing 3.0. System wysyła je i odbiera za pośrednictwem konta punktu dostępowego należącego do Twojej firmy.

Czego potrzebujesz

Konta u jednego z dostawców punktów dostępowych obsługiwanych przez Nordlet: Recommand, Storecove lub e-invoice.be. Każdy dostawca pobiera opłaty zgodnie z własnym cennikiem usług.
Zarejestrowania swojej firmy w sieci Peppol za pośrednictwem wybranego dostawcy.
Podania numeru NIP (VAT), numeru rejestracyjnego lub identyfikatora Peppol Twojej firmy w systemie Nordlet, a także uzupełnienia tych samych danych dla każdego klienta w jego karcie partnera.

Przewodnik po sieci Peppol zawiera opis konfiguracji dla poszczególnych dostawców krok po kroku.

Co robi Nordlet

Łączy się z Twoim punktem dostępowym w sekcji Konto -> Zgodność z przepisami -> UE -> Punkt dostępowy Peppol i wyświetla adres webhook dla Twojej firmy.
Wysyła wystawioną, nieopłaconą fakturę lub fakturę korygującą po kliknięciu przycisku Wyślij przez Peppol na stronie faktury.
Wyświetla status doręczenia faktury: oczekująca, doręczona, odrzucona lub nieudana, wraz z powodem odrzucenia, jeśli punkt dostępowy go udostępni.
Samodzielnie aktualizuje ten status, gdy punkt dostępowy zgłosi zmianę. W przypadku dostawców Recommand i e-invoice.be opcja Sprawdź status Peppol pozwala również na natychmiastowe odpytanie o status.
Umożliwia ponowne wysłanie odrzuconej lub niedoręczonej faktury po usunięciu przyczyny błędu.
Pozwala pobrać ten sam plik Peppol bez jego wysyłania za pomocą przycisku Peppol XML.
Sprawdza, czy klient jest zarejestrowany w sieci Peppol oraz jakie dokumenty akceptuje. To sprawdzenie działa nawet bez skonfigurowanego punktu dostępowego.

Bez skonfigurowanego punktu dostępowego Nordlet nadal generuje plik Peppol dla każdej wystawionej faktury i korekty, abyś mógł go pobrać. W takim przypadku system nie wysyła ani nie odbiera żadnych dokumentów.

Odbieranie e-faktur

Gdy dostawca wyśle Ci e-fakturę, Twój punkt dostępowy powiadomi o tym Nordlet, a system pobierze plik.

Dokument pojawia się w sekcji Zakupy -> Przechwytywanie dokumentów z oznaczeniem, że został odebrany przez Peppol.
Nordlet samodzielnie odczytuje plik Peppol, dlatego odbieranie dokumentów nie zużywa punktów rozpoznawania tekstu (OCR).
Sprawdzasz dostawcę, daty oraz pozycje, a następnie klikasz Zapisz wersję roboczą. Nordlet tworzy projekt faktury zakupowej lub projekt korekty zakupu z załączonym oryginalnym plikiem Peppol.
Następnie księgujesz dokument tak jak każdą inną fakturę zakupową. Staje się on częścią Twoich zobowiązań wobec dostawców (accounts payable).

Pozycje na fakturze zakupowej w systemie Nordlet nie mogą mieć ujemnych wartości. Jeśli otrzymany dokument zawiera kwoty, których żadna pojedyncza pozycja nie może odzwierciedlić w ujemnej wysokości, Nordlet zapisuje je jako drugi dokument od tego samego dostawcy, tak aby oba dokumenty razem odzwierciedlały sumy z oryginału.

Dla programistów

Wszystkie wyżej wymienione funkcje są również dostępne za pośrednictwem API. Możesz pobierać i wysyłać pliki Peppol, sprawdzać status doręczenia, wyszukiwać odbiorcę oraz potwierdzać odbiór dokumentów. Nordlet wysyła zdarzenia webhook, gdy faktura zostanie wysłana, doręczona, odrzucona lub wystąpi błąd, a także w momencie odebrania dokumentu. Przewodnik po sieci Peppol zawiera listę wywołań API, natomiast artykuł Konwencje API omawia obsługę błędów, idempotentność oraz webhooki.

FAQ

Czy mogę korzystać z sieci Peppol bez konta u dostawcy?

Możesz pobrać plik Peppol dla dowolnej wystawionej faktury i przekazać go w inny sposób, a także sprawdzić, czy dany klient jest zarejestrowany w sieci Peppol. Wysyłanie i odbieranie dokumentów wymaga jednak posiadania konta punktu dostępowego.

Czy faktura Peppol jest ważna zgodnie z unijną normą dotyczącą e-faktur?

Standard Peppol BIS Billing 3.0 opiera się na normie europejskiej EN 16931. Artykuł poświęcony zgodności z normą EN 16931 przedstawia, jak pliki Peppol generowane przez Nordlet wypadają w porównaniu z oficjalnymi regułami walidacji.