Ηλεκτρονική τιμολόγηση με το Peppol

Στείλτε τιμολόγια και πιστωτικά σημειώματα μέσω του Peppol από το Nordlet, παρακολουθήστε την παράδοσή τους και μετατρέψτε τα ηλεκτρονικά τιμολόγια που λαμβάνετε σε τιμολόγια αγοράς.

Ένα ηλεκτρονικό τιμολόγιο είναι ένα τιμολόγιο που αποστέλλεται ως δομημένα δεδομένα τα οποία μπορεί να διαβάσει το λογισμικό, και όχι ως PDF που πρέπει να διαβάσει ένας άνθρωπος. Το σύστημα του αγοραστή μπορεί να εισάγει τον προμηθευτή, τις γραμμές και τον ΦΠΑ χωρίς να χρειάζεται να τα πληκτρολογήσει κανείς.

Το Peppol είναι το ευρωπαϊκό δίκτυο για την αποστολή αυτών των ηλεκτρονικών τιμολογίων μεταξύ επιχειρήσεων και δημόσιων φορέων. Κάθε επιχείρηση συνδέεται μέσω ενός σημείου πρόσβασης (access point), ενός παρόχου που στέλνει και λαμβάνει έγγραφα για λογαριασμό της. Ένα τιμολόγιο ταξιδεύει από το σημείο πρόσβασης του αποστολέα στο σημείο πρόσβασης του αγοραστή.

Το Nordlet δημιουργεί τιμολόγια και πιστωτικά σημειώματα Peppol στη μορφή Peppol BIS Billing 3.0. Τα αποστέλλει και τα λαμβάνει μέσω του λογαριασμού σημείου πρόσβασης της δικής σας εταιρείας.

Τι χρειάζεστε

Έναν λογαριασμό σε έναν από τους παρόχους σημείων πρόσβασης με τους οποίους συνεργάζεται το Nordlet: Recommand, Storecove ή e-invoice.be. Κάθε πάροχος χρεώνει για τη δική του υπηρεσία.
Η εταιρεία σας να είναι εγγεγραμμένη στο Peppol μέσω αυτού του παρόχου.
Τον αριθμό ΦΠΑ, τον αριθμό μητρώου ή το αναγνωριστικό Peppol (Peppol ID) της εταιρείας σας στο Nordlet, καθώς και τα αντίστοιχα στοιχεία για κάθε πελάτη στον οποίο στέλνετε, στην καρττέλα συνεργάτη του πελάτη.

Ο οδηγός Peppol δείχνει τη διαδικασία ρύθμισης για κάθε πάροχο, βήμα προς βήμα.

Τι κάνει το Nordlet

Συνδέεται στο σημείο πρόσβασης σας στη διαδρομή Λογαριασμός → Συμμόρφωση → ΕΕ → Σημείο πρόσβασης Peppol και εμφανίζει τη διεύθυνση webhook για την εταιρεία σας.
Στέλνει ένα εκδοθέν, απλήρωτο τιμολόγιο ή πιστωτικό σημείωμα όταν κάνετε κλικ στην επιλογή Αποστολή μέσω Peppol στη σελίδα του τιμολογίου.
Εμφανίζει την κατάσταση παράδοσης στο τιμολόγιο: σε εκκρεμότητα, παραδόθηκε, απορρίφθηκε ή απέτυχε, μαζί με την αιτιολογία όταν ο πάροχος σημείου πρόσβασης παρέχει κάποια.
Ενημερώνει αυτή την κατάσταση από μόνος του όταν ο πάροχος σημείου πρόσβασης αναφέρει κάποια αλλαγή. Με τους Recommand και e-invoice.be, η επιλογή Έλεγχος κατάστασης Peppol την ζητάει επίσης αμέσως.
Σας επιτρέπει να στείλετε ξανά ένα απορριφθέν τιμολόγιο ή τιμολόγιο με αποτυχία αποστολής αφού διορθώσετε την αιτία.
Κατεβάζει το ίδιο αρχείο Peppol χωρίς να το στείλει, με το κουμπί Peppol XML.
Ελέγχει εάν ένας πελάτης είναι εγγεγραμμένος στο Peppol και ποια έγγραφα αποδέχεται. Αυτός ο έλεγχος λειτουργεί και χωρίς σημείο πρόσβασης.

Χωρίς σημείο πρόσβασης, το Nordlet εξακολουθεί να δημιουργεί το αρχείο Peppol κάθε εκδοθέντος τιμολογίου και πιστωτικού σημειώματος για να το κατεβάσετε. Δεν στέλνει ούτε λαμβάνει τίποτα.

Λήψη ηλεκτρονικών τιμολογίων

Όταν ένας προμηθευτής σας στέλνει ένα ηλεκτρονικό τιμολόγιο, το σημείο πρόσβασης σας ενημερώνει το Nordlet και το Nordlet κατεβάζει το αρχείο.

Το έγγραφο εμφανίζεται στη διαδρομή Αγορές → Λήψη εγγράφων, με σήμανση ότι ελήφθη μέσω Peppol.
Το Nordlet διαβάζει το αρχείο Peppol μόνο του, επομένως η λήψη δεν καταναλώνει μονάδες αναγνώρισης εγγράφων (document recognition credits).
Ελέγχετε τον προμηθευτή, τις ημερομηνίες και τις γραμμές και, στη συνέχεια, κάνετε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση προσχεδίου. Το Nordlet δημιουργεί ένα προσχέδιο τιμολογίου αγοράς ή ένα προσχέδιο πιστωτικού σημειώματος αγοράς, με συνημμένο το αρχείο Peppol.
Στη συνέχεια, το καταχωρείτε όπως οποιοδήποτε άλλο τιμολόγιο αγοράς. Γίνεται μέρος των υποχρεώσεών σας προς προμηθευτές (accounts payable), δηλαδή των χρημάτων που χρωστάτε στους προμηθευτές.

Οι γραμμές τιμολογίου αγοράς στο Nordlet δεν μπορούν να είναι αρνητικές. Όταν ένα λαμβανόμενο έγγραφο περιέχει ποσά που καμία γραμμή δεν μπορεί να δεχτεί, το Nordlet τα αποθηκεύει ως ένα δεύτερο έγγραφο για τον ίδιο προμηθευτή, έτσι ώστε τα δύο μαζί να ταιριάζουν με τα σύνολα του αρχικού.

Για προγραμματιστές

Όλα τα παραπάνω λειτουργούν επίσης μέσω του API. Μπορείτε να κατεβάσετε και να στείλετε το αρχείο Peppol, να διαβάσετε την κατάσταση παράδοσης, να αναζητήσετε έναν παραλήπτη και να επιβεβαιώσετε τα έγγραφα που λάβατε. Το Nordlet αποστέλλει συμβάντα webhook όταν ένα τιμολόγιο αποστέλλεται, παραδίδεται, απορρίπτεται ή αποτυγχάνει, καθώς και όταν λαμβάνεται ένα έγγραφο. Ο οδηγός Peppol παραθέτει τις κλήσεις, και οι συμβάσεις API καλύπτουν τα σφάλματα, την αδυναμία πολλαπλής εκτέλεσης (idempotency) και τα webhooks.

FAQ

Μπορώ να χρησιμοποιήσω το Peppol χωρίς λογαριασμό παρόχου;

Μπορείτε να κατεβάσετε το αρχείο Peppol οποιουδήποτε εκδοθέντος τιμολογίου και να το προωθήσετε με άλλο τρόπo, καθώς και να ελέγξετε αν ένας πελάτης βρίσκεται στο Peppol. Η αποστολή και η λήψη απαιτούν λογαριασμό σημείου πρόσβασης.

Είναι ένα τιμολόγιο Peppol έγκυρο σύμφωνα με το ευρωπαϊκό πρότυπο ηλεκτρονικής τιμολόγησης;

Το Peppol BIS Billing 3.0 βασίζεται στο ευρωπαϊκό πρότυπο EN 16931. Η δημοσίευση συμμόρφωσης με το πρότυπο EN 16931 δείχνει πώς τα αρχεία Peppol του Nordlet ανταποκρίνονται στους επίσημους κανόνες επικύρωσης.