Електронно фактуриране с Peppol

Изпращайте фактури и кредитни известия през Peppol от Nordlet, следете тяхното доставяне и превръщайте получените електронни фактури във входящи фактури.

Електронната фактура (e-invoice) представлява фактура, изпратена като структурирани данни, които софтуерът може да чете, а не като PDF файл, който човек трябва да разглежда. Системата на купувача може автоматично да отрази доставчика, редовете и ДДС без необходимост от ръчно въвеждане.

Peppol е европейската мрежа за обмен на такива електронни фактури между фирми и държавни организации. Всяка компания се свързва чрез точка за достъп (access point), представляваща доставчик, който изпраща и получава документи от нейно име. Фактурата се предава от точката за достъп на подателя до точката за достъп на купувача.

Nordlet генерира фактури и кредитни известия за Peppol във формат Peppol BIS Billing 3.0. Тя ги изпраща и получава чрез регистрацията на вашата собствена фирма в точката за достъп.

Какво ви е необходимо

Регистрация при някой от доставчиците на точки за достъп, с които Nordlet работи: Recommand, Storecove или e-invoice.be. Всеки доставчик таксува услугите си самостоятелно.
Вашата компания да бъде регистрирана в Peppol чрез съответния доставчик.
Данномъри като ДДС номер, регистрационен номер или Peppol ID на вашата фирма в Nordlet, както и същите данни за всеки клиент, към когото изпращате, в неговата партньорска карта.

В ръководството за Peppol са описани стъпките за настройка за всеки доставчик.

Какво прави Nordlet

Свързва се с вашата точка за достъп в Account → Compliance → EU → Peppol access point и показва уебхук адреса (webhook address) на вашата компания.
Изпраща издадена, но все още неплатена фактура или кредитно известие, когато щракнете върху Send via Peppol на страницата на фактурата.
Показва статуса на доставка върху самата фактура: в процес на изчакване (pending), доставена (delivered), отхвърлена (rejected) или с грешка (failed), заедно с причината при наличие на такава от точката за достъп.
Актуализира този статус автоматично при получаване на информация за промяна от точката за достъп. При Recommand и e-invoice.be бутонът Check Peppol status позволява и незабавна проверка по заявка.
Позволява повторно изпращане на отхвърлена или неуспяла фактура, след като отстраните причината за проблема.
Изтегля същия Peppol файл без неговото изпращане чрез бутона Peppol XML.
Проверява дали даден клиент е регистриран в Peppol и какви видове документи приема. Тази проверка работи и без наличие на точка за достъп.

Ако нямате точка за достъп, Nordlet все пак генерира Peppol файла за всяка издадена фактура и кредитно известие, за да можете да го изтеглите. В този случай програмата не изпраща и не получава нищо автоматично.

Получаване на електронни фактури

Когато даден доставчик ви изпрати електронна фактура, вашата точка за достъп уведомява Nordlet, а приложението изтегля файла.

Документът се появява в Purchases → Document capture, отбелязан като получен през Peppol.
Nordlet разчита Peppol файла самостоятелно, поради което получаването не оползотворява кредити за разпознаване на документи.
Вие проверявате доставчика, датите и редовете, след което щраквате върху Save draft. Nordlet създава чернова на входяща фактура (purchase invoice) или чернова на входящо кредитно известие с приложен оригинален Peppol файл.
След това обработвате документа по стандартния за всяка друга входяща фактура ред. Той става част от вашите задължения към доставчици (accounts payable), които дължите на доставчиците си.

Линковете към редовете във входящите фактури на Nordlet не могат да бъдат отрицателни суми. Когато получен документ съдържа суми, които не могат да бъдат разпределени по съответния ред, Nordlet ги запазва като втори документ за същия доставчик, така че двете общи суми заедно да съответстват на оригиналните стойности.

За разработчици

Всички описани функции работят и през API интерфейса. Можете да изтегляте и изпращате Peppol файла, да проверявате статуса на доставка, да търсите получател и да потвърждавате получени документи. Nordlet изпраща уебхук събития при изпращане, доставяне, отхвърляне или неуспех на фактура, както и при получаване на нов документ. В ръководството за Peppol са изброени наличните заявки, а разделът Конвенции за API разглежда грешките, идемпотентността (idempotency) и уебхуковете (webhooks).

FAQ

Мога ли да използвам Peppol без регистрация при доставчик?

Можете да изтеглите Peppol файла на всяка издадена фактура и да я препратите по друг начин, както и да проверявате дали даден клиент присъства в мрежата на Peppol. За реално изпращане и получаване обаче е необходима сметка към точка за достъп.

Валидна ли е фактурата през Peppol според европейския стандарт за електронно фактуриране?

Форматът Peppol BIS Billing 3.0 е базиран на европейския стандарт EN 16931. В публикацията относно съответствието с EN 16931 е показано как Peppol файловете на Nordlet покриват официалните правила за валидация.