POS система с отчетност

Регистрирайте касови смени, касови бележки и дневни Z-отчети в Nordlet, като приходите, ДДС и стоковата наличност се отчитат в главната книга.

Точката на продажба (POS - Point of Sale) е мястото, където даден магазин, кафене или киоск приема плащания, обикновено чрез касов апарат. В края на всеки ден или смяна апаратът отпечатва Z-отчет: общите продажби за деня, разбити по плащания в брой и с карта, както и по данъчни ставки на ДДС.

Тези суми трябва да постъпят във вашите счетоводни регистри. Сумата в брой отива по касата, плащанията с карта – по разплащателната сметка, приходите от продажби – по сметките за приходи, а ДДС – по сметката за ДДС. Ако продавате стоки, продадената стокова наличност също трябва да бъде отписана.

Модулът за POS на Nordlet регистрира тези продажби чрез API и ги отчита в главната книга с една операция. Той е предназначен за магазини и обекти в сферата на хотелиерството и ресторантьорството, както и за разработчици, които създават или свързват касов софтуер.

Какво прави Nordlet

Регистрира вашите касови апарати. Всяко устройство има име и сериен номер, като може да съдържа модел, регистрационен номер и адрес. Неактивното устройство не приема нови смени или отчети.
Отваря смяна. Смяната започва с наличната сума в касата (начален салдов остатък). Устройството може да има най-много една отворена смяна.
Регистрира касови бележки. Всяка касова бележка в рамките на смяната е номерирана, като започва от 1. Всеки ред съдържа количество и цена с включено ДДС, а Nordlet изчислява данъчната основа и ДДС. Сборът от сумите в брой и с карта трябва да е равен на общата сума на касовата бележка.
Затваря смяната. При приключване касовите бележки се сумират по данъчна ставка на ДДС и по артикули в един общ POS отчет, представляващ Z-отчет. Той показва очакваната парична сума в касата и разликата спрямо физически преброената сума.
Отчита в главната книга. Всеки POS отчет представлява една счетоводна статия (journal entry): постъпленията в брой и с карта по съответните сметки, нетните продажби като приходи и ДДС по сметката за ДДС.
Отписва стокова наличност. Продадените артикули се изписват от избрания склад по метода FIFO (първа входяща, първа изходяща цена). Себестойността на продадените стоки (cost of goods sold) се отчита със същата счетоводна статия. Комплектите се разбиват на отделните си съставни артикули.
Приема Z-отчети директно. Ако вашият касов апарат вече генерира Z-отчети, можете да изпратите дневните суми като POS отчет без въвеждане на всяка отделна касова бележка.

Контроли за правилно водене на счетоводството

Отчетът се отхвърля, когато сборът от сумите в брой и с карта не отговаря на общата сума.
Номерът на отчет може да бъде използван само веднъж.
Не могат да се извършват записи в затворен счетоводен период (accounting period).
Смяна без регистрирани касови бележки не може да бъде затворена.

Отчети и ДДС

Справка за POS продажби. Уеб приложението съдържа раздел Отчети → POS продажби, който извежда списък с POS отчетите за даден период, включващ нетна сума, ДДС, брутна сума, суми в брой, с карта и себестойност на продадените стоки, както и общите суми по данъчни ставки.
Събития за вашите системи. Всеки нов отчет изпраща уебхук (webhook) pos_report.created, а всяко отписване на стоки – stock.changed.
Литовска данъчна декларация по ДДС (vat return). За литовски дружества редовете за ДДС от POS отчетите се включват в показателите на декларацията по ДДС FR0600.

FAQ

Има ли екран за каса (POS интерфейс) в уеб приложението на Nordlet?

Не. Устройствата, смените, касовите бележки и Z-отчетите се регистрират през API, обикновено от самия касов софтуер. Уеб приложението показва резултатите в отчета за POS продажби и в счетоводния дневник.

Обработва ли Nordlet плащания с карти на касата?

Не. Nordlet регистрира сумата с карта, отчетена от касовия апарат. Плащанията с карти за фактури представляват отделна функционалност, описана в раздел приемане на плащания.